Brauche ich ein Vertragsmanagementsystem? Software-Guide

Rechts- und Geschäftsteams investieren in der Regel in die Vertragszusammenarbeit, wenn das Vertragsvolumen so groß wird, dass die Verwaltung in Word und gemeinsamen Laufwerken unpraktisch ist. Wenn Sie mehr als 20 Verträge pro Monat unterzeichnen, können Sie davon profitieren, eine Software zur Vertragsautomatisierung auszuprobieren. Sie kann auch dabei helfen, Verträge mit dem vorhandenen Team zu skalieren und zu vermeiden, dass Sie einen Vertragsspezialisten einstellen müssen.

Wenn Sie erwägen, Ihren Stakeholdern einen Business Case für die Investition in bessere Rechtsprozesse zu präsentieren, verwenden Sie diese kostenlose Vorlage für einen Business Case, um Ihre Argumente vorzubringen.

Begründen Sie Ihre Entscheidung für Vertragsmanagement-Software.

Warum ist Vertragsmanagement wichtig?

Schlecht verwaltete Vertragsprozesse können zu ernsthaften rechtlichen Risiken führen: 80 % des B2B-Umsatzes wird durch Verträge geregelt. Ebenso wird durch ineffiziente manuelle Vertragsabschlüsse viel Zeit verschwendet – die IACCM fand heraus, dass 92 % der Zeit für Verträge auf Prozesse verwendet wird.

Schlechtes Vertragsmanagement verursacht Reibungen zwischen den Teams, und ein Mangel an Geschwindigkeit kann die Fähigkeit eines Unternehmens beeinträchtigen, Geschäfte abzuschließen. Schlechtes Management des Lebenszyklus kann dazu führen, dass wichtige Termine verpasst werden, was zu teuren Verlängerungskosten führen kann. Ein wichtiges Ziel des Vertragsmanagements ist es, ein Aufzeichnungssystem zu etablieren, um dieses Risiko zu minimieren.

Was sind die Vorteile von Vertragsmanagement-Software?

Unternehmen investieren oft in Vertragsmanagement, wenn sie eine ausreichende Größe oder eine Wachstumsphase erreicht haben, die bedeutet, dass das Vertragsvolumen außer Kontrolle gerät. Das Risiko steigt hier schnell an, so dass es ein guter Zeitpunkt ist, die Kontrolle über den Prozess zu übernehmen.

Nachfolgend finden Sie einige der wichtigsten Vorteile der Implementierung von digitalem Contracting.

Schneller: Ein Dokument auf Basis einer Vorlage mit wenigen Klicks zu erstellen, ist schneller, als eines von Grund auf neu zu schreiben. Ebenso ist die Erstellung von 5.000 Dokumenten – z. B. neue Arbeitsbedingungen nach einer Übernahme oder Mietverträge für Wohnungen in einem neuen Wohnblock – viel schneller, wenn sie in großem Umfang digital und nicht jedes Mal manuell durchgeführt werden kann. Zusammenarbeit, Verhandlung und Unterschrift können schneller erfolgen, ohne die manuellen Prozesse, die ein physisches Contracting mit sich bringt.

Kollaborativ: Ihr neuer Arbeitgeber schickt Ihnen einen Vertrag. Sie wollen ihn annehmen, aber er hat das falsche Startdatum. Sie müssen anrufen, er nimmt die Änderung im Word-Dokument vor, exportiert es als PDF, druckt es aus, schickt es mit der Post, und ein paar Tage später kommt es an. Aber sie haben Ihre Adresse falsch geschrieben. Es geht wieder von vorne los. Mit einer Vertragsmanagement-Software können die Parteien Änderungen sofort am Live-Dokument vornehmen.

Austauschbar: Sobald ein Dokument fertig ist, senden Sie einen Link dazu per E-Mail an die relevanten Parteien – sei es ein Kollege, der es prüfen muss, oder die Gegenpartei, die unterschreiben muss.

Durchsuchbar: Das Speichern und Verwalten von Verträgen in einem digitalen System bedeutet einen Grad an Durchsuchbarkeit, der im Vergleich zu manuellen Prozessen enorm viel Zeit spart. Konkrete Ergebnisse digital in Millisekunden zu finden, ist dem Durchwühlen von Aktenschränken auf der Suche nach Hinweisen eindeutig vorzuziehen.

Sicher: Früher war ein sensibler Vertrag nur so sicher wie der Aktenschrank, in dem er eingeschlossen war. Vertragsmanagement-Software nutzt in der Regel Verschlüsselung und ausgeklügelte Cyber-Security, um alle Verträge hinter mehrschichtigen Passwörtern sicher zu verwahren. Die besten Lösungen verfügen über extrem robuste Schutzmechanismen, um die Daten sicher zu halten.

Gesichert: Physische Verträge sind ebenfalls anfällig für Verlust oder Zerstörung durch unvorhergesehene Ereignisse wie Feuer und Überschwemmung, wodurch die Parteien über ihre Rechte und Pflichten im Unklaren gelassen werden könnten. Softwarelösungen für das Vertragsmanagement speichern die Dokumente auf unbestimmte Zeit und sichern sie regelmäßig, um das Verlustrisiko auszuschließen.

Skalierbar: Wenn aus dem Bedarf an 10 Verkaufsverträgen im Monat plötzlich ein Bedarf an 500 wird, ist das letzte, was Sie brauchen, ein Engpass in der Rechtsabteilung. Anwender verlassen sich auf Vertragsmanagement-Software, weil sie das Volumen der Verträge, die sie erstellen, schnell erhöhen können, ohne zusätzliches Personal oder Budget zu benötigen. Um erfolgreich zu skalieren, müssen die Lösungen einfach zu übernehmen sein. Schauen Sie sich unsere Fallstudien an, um einige Beispiele für robuste, skalierbare Vertragsprozesse zu sehen.

Global: Einen Vertrag in die ganze Stadt oder sogar in die ganze Welt zu transportieren, ist ein Kostenfaktor, den Unternehmen nicht mehr tragen müssen. Die Übermittlung eines Dienstleistungsvertrags an einen Kunden am anderen Ende der Welt kann jetzt sofort erfolgen, da die Benutzer mithilfe von Vertragsmanagement-Software rechtliche Dokumente unabhängig von ihrem Standort gemeinsam nutzen und zusammenarbeiten können.

Grenzenlos: Ein Unternehmen hat vielleicht Zehntausende von Verträgen, die es aufbewahren muss – eine Zahl, die mit der Zeit immer größer wird. Mit einer Vertragsmanagement-Software ist dieses Speicherproblem eine Frage der Cloud-Speicherung und nicht der Lagerhaltung. Das Auffinden von Verträgen ist auch viel einfacher, ohne dass man eine physische Kopie aus einem Keller ausgraben muss.

Integrationen

Mitarbeiter dazu zu bringen, eine neue Software anzunehmen, ist immer eine Herausforderung. Um die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, dass eine Vertragsmanagement-Software tatsächlich angenommen und genutzt wird, und um sicherzustellen, dass das Unternehmen eine gewisse Rendite für seine Investition erhält, werden Lösungen oft mit anderen gängigen Softwarepaketen oder über API integriert. Dies hilft den Anwendern, die neue Arbeitsweise in ihre bestehenden Routinen einzubauen, und sorgt dafür, dass die Daten auf dem gleichen Stand bleiben.

Gängige Arten der Integration umfassen Produktivitäts-Tools wie Slack, G-Drive und Box sowie eher rollenspezifische Tools wie Workday, Greenhouse und Salesforce. Die Integration mit Companies House ist eine weitere Möglichkeit, die Arbeitsabläufe der Vertragsanwender zu beschleunigen. Hier ist eines der besten Vertragsmanagement Tool.